Einmal auch auf diesem Wege etwas Kritik, ich bin mir nicht sicher, ob es möglich ist, daran etwas zu ändern, das müssen die Veranstalter abwägen.
Rückerstattung des per Vorkasse gezahlten Betrages ist scheinbar nicht möglich, auch wenn die Party 3 Tage vorher aufgrund von Krankheit abgesagt wird. Damit sind wir - glaube ich - für einen Krankheitsfall recht früh dran gewesen mit der Absage und rennen seit dem einer möglichen Rückerstattung hinterher. Das macht die Party für mich leider wahnsinnig unattraktiv, Krankheit oder in meinem Fall auch Arbeit (Einspringen, weil Kollegen krank) könnte immer mal dazwischen kommen, wenn ich dann Geld für nichts ausgegeben habe, mich um rechtzeitige Absage und Kommunikation der Umstände bemühe, ist das für mich tatsächlich ein organisatorischer Ausschlussgrund.

Vorschlag meinerseits für das Orga Team:
Stornobedingungen mit dem Sadasia klären und diese klar und transparent in die Partybeschreibung packen. So kann ich als Gast abschätzen, ob es mir das Risiko wert ist die Party zu zahlen, wenn ich mich mind z. B. ne Woche vorher abmelden muss, was in unserem z. B. nicht ging, Krankheit ist nicht planbar, kann ich dennoch für entscheiden, ob ich ich das mache oder nicht und weiß in welchen Fällen ich mein Geld zurück bekomme und in welchen nicht. Und die Absprachen für eine Rückzahlung bei rechtzeitiger (bitte klärt was rechtzeitig für euch heißt) Absage sollte wirklich mit dem Sadasia geklärt werden.
Für euch und das Sadasia könnte das ganze bzgl Geld und Verpflichtungen so geklärt werden, dass ihr einen Betrag x z. B. 80-90% der überwiesen Anmeldegelder bis x Tage vor der Party überweist und einen Teil auf eurem Konto zurückhaltet für mögliche Rückerstattungen. Je nach ausgehandelten Bedingungen, ob jemand nachrückt etc, wird der Rest dann x Tage nach der Party von euch überwiesen.

Falls jemand die genaue Situation interessiert:
Wir hatten uns als dreier Gespann angemeldet (eine weibliche Dom, zwei subs m und w), leider ist sie erkrankt, sodass wir das ganze absagen mussten, Party gezahlt, Hotel gebucht. Wir waren bereits seit Mittwoch 31.01. in Kontakt über Mail mit dem Orga Team und sagten am 01.02. Dann endgültig ab (Party am 03.02), nachdem uns erst eine Rückerstattung zugesagt wurde, wenn jemand anderes nachrücken kann, wenn wir bis Freitag 02.02. absagen. Dies wurde kurz danach revidiert, in der Zeit hatten wir aber bereits Party und Hotel storniert, weil wir dachten, dass eine Rückerstattung recht wahrscheinlich ist, die Party Ist beliebt, es gab eine Warteliste, bestimmt würde jemand nachrücken.
Das Sadasia verwies auf das Orga Team, da die Veranstaltung nicht von dem Sadasia veranstaltet wird, , während das Orga Team auf das Sadasia verwies, da das gesamte Geld wohl bereits auf deren Konto überwiesen wurde. Das Sadasia schrieb ich dann erneut an, mit Screenshots aus dem Mailwechsel zwischen mir und dem Orgateam der Party und habe seit dem 01.02. keine Antwort bzgl Rückerstattung seitens des Sadasia erhalten. Das Orgateam gibt an, dass das Sadasia sämtliche Vorgänge wie Zahlungseingänge von wem für wen und wie viel (bei uns überwies einer für alle drei gemeinsam) einsehen kann und wir uns dort melden müssen. Tja Endergebnis wir haben nichts zurückerstattet bekommen und für mich persönlich viel Stress durch unklare Bedingungen, Absprachen und Strukturen.

Super schade, da das ganze einen sehr negativen Beigeschmack hinterlässt und wieruns wirklich auf die Party gefreut hatten!